Comment réduire ses couts téléphoniques en entreprise ?

Comment réduire ses couts téléphoniques en entreprise ?

Au sein des sociétés, les dépenses en communication sont de plus en plus importantes avec l'évolution des marchés mondiaux. Communiquer en interne et en externe à travers le téléphone constitue une opération quotidienne et une charge récurrente pour l'entreprise. Il existe des astuces pour réduire autant que possible les charges liées à la télécommunication dans la société. Comment justement réduire les coûts téléphoniques en entreprise ?

Bien déterminer les besoins

La plupart des sociétés utilisent à l'heure actuelle des téléphones fixes et mobiles pour communiquer avec les différentes parties prenantes. Afin de réduire les coûts téléphoniques, il faut déterminer les besoins en communication pour chaque collaborateur. Les forfaits flottes doivent répondre à une nécessité professionnelle et non personnelle. Ce n'est pas pourtant le cas dans certaines entreprises. Déterminer les besoins donne la possibilité d'accorder à chacun le forfait adapté sans offre superflue pouvant alourdir la note finale.

Les différents opérateurs téléphoniques proposent en ce moment diverses offres pour les entreprises utilisant des téléphones mobiles. Il faut bien les analyser et choisir le forfait qui présente un bon rapport qualité-prix. Cela permet de ne pas engager des charges en trop qui peuvent rendre à l'année les coûts téléphoniques astronomiques. Il ne faut pas donc souscrire à des offres alléchantes mais bien analyser les besoins des employés avant d'opter pour le forfait idéal.

Etablir un code d'éthique

Dans certaines entreprises, bon nombre de salariés utilisent le téléphone fixe dans le cadre personnel. Les sociétés ont donc l'obligation de faire la chasse aux appels personnels dans tous les départements. Il convient de limiter par mois la durée des appels privés que chaque collaborateur se trouve en mesure de passer vers l'extérieur. La mise en place d'un certain code d'éthique évite les factures téléphoniques salées à la fin de l'année.

Mettre des barrières quant à l'utilisation des forfaits mobiles représente aussi une solution pour réduire les coûts téléphoniques en entreprise. Cette initiative est essentielle même si les forfaits flottes sont fixés à l'avance. Pour ce type de forfait, il est rarement possible d'aller au-delà des heures d'appels mises à disposition. Rendre les employés responsables de l'utilisation des téléphones porte généralement ses fruits en réduisant au strict nécessaire les appels professionnels et personnels. Grâce à la mise en place d'une note interne sur l'utilisation des téléphones, les sociétés peuvent s'attendre à un changement de comportements.

Analyser le contrat

Pour réduire les coûts téléphoniques, il est judicieux de bien analyser le contrat signé entre l'entreprise et l'opérateur téléphonique. Il s'agit de bien vérifier les termes du contrat et des abonnements pour s'assurer qu'aucun service inutile ne s'y trouve. C'est le moment de discuter de différents éléments du contrat et de négocier certains tarifs.

Vérifier les factures pour voir les éventuelles erreurs est aussi important pour réduire les charges téléphoniques. Ce contrôle représente une tâche immense, surtout avec diverses factures provenant de tous les départements. L'économie engendrée par une telle vérification peut en revanche être importante. C'est pourquoi la vérification a priori et a posteriori du contrat et des factures est nécessaire.